Digitaler Guide oder eigene App? Kosten und eine fundierte Entscheidungshilfe

Zunächst muss geklärt werden, welches Problem der digitale Guide lösen soll. Verstehen die Besucher den Zusammenhang der Exponate nicht? Fehlen Sprachversionen, Audioinhalte oder eine Familienroute? Veralten die Inhalte schnell? Oder möchte die Einrichtung nach dem Besuch in Kontakt bleiben? Jeder dieser Bedürfnisse führt zu einem anderen Produktumfang.

Ein Symbol im App-Store allein löst keines dieser Probleme. Das wäre so, als würde man eine schöne Vitrine bestellen, bevor feststeht, was darin ausgestellt werden soll. Zunächst sollten die Nutzungssituationen, die Inhalte und die Arbeitsabläufe des Teams beschrieben werden. Erst danach wird das Werkzeug ausgewählt.

Die richtige Frage lautet daher: „Wie können Besucher auf möglichst einfache Weise am richtigen Ort die passende Geschichte erhalten, und wie kann unser Team diese später weiterentwickeln?“ Eine eigene App ist eine mögliche Antwort, sollte aber nicht automatisch die erste Wahl sein.

Die erste Möglichkeit ist eine einfache Website, die über einen QR-Code geöffnet wird. Für einige öffentlich zugängliche Beschreibungen funktioniert das gut. Mit der Zahl der Routen, Sprachen, Aufnahmen und Mitarbeiter entsteht jedoch schnell der Bedarf an einer Inhaltsverwaltung, Analysefunktionen und einer einheitlichen Navigation.

Der zweite Weg ist eine gemeinsam genutzte Plattform. Die Einrichtung nutzt eine fertige Besucher-App, öffentliche Seiten und einen Verwaltungsbereich, behält aber ihr eigenes Profil, ihre Inhalte, Ausstellungen, Routen und Beschilderungen. Funktionen, die für viele Orte entwickelt werden, müssen nicht von jeder Einrichtung einzeln von Grund auf neu beauftragt werden.

Die dritte Möglichkeit ist eine eigene mobile App mit der erforderlichen technischen Infrastruktur. „Eigene“ bedeutet mehr als nur eine andere Schaltflächenfarbe. In der Regel gehören dazu die Gestaltung des Nutzungserlebnisses, eine App für iOS und Android, ein Server oder Cloud-Dienste, eine Inhaltsverwaltung, Analysefunktionen, Tests, die Veröffentlichung und spätere Aktualisierungen.

• Einfache Website: geringer Umfang und wenige redaktionelle Abläufe.
• Gemeinsam genutzte Plattform: fertige Funktionen, eigene Inhalte und ein schneller Start.
• Eigene App: volle Kontrolle, aber auch die volle Verantwortung für das Produkt.

Es gibt keinen einheitlichen Preis für eine App. Der Begriff umfasst sowohl einen Katalog mit wenigen Ansichten als auch ein vollständiges System mit Benutzerkonten, Zahlungen, Karte, Offline-Modus und einem Mitarbeiterbereich. Als Orientierung können Clutch-Daten zu Projekten dienen, die von Kunden beschrieben wurden: Die meisten untersuchten Projekte lagen zwischen 10 000 und 49 999 Dollar. Die durchschnittlichen Kosten betrugen jedoch etwa 90 780 Dollar, die durchschnittliche Projektdauer etwa 11 Monate.

Eine GoodFirms-Studie unter 167 Unternehmen für App-Entwicklung nannte etwa 24 830-59 150 Dollar für eine einfache App und 59 508-137 150 Dollar für eine fortgeschrittene Lösung. Die Daten von Clutch und GoodFirms beschreiben den allgemeinen Markt für App-Entwicklung. Sie sind kein Kostenvoranschlag für einen Museumsführer und sollten nicht schematisch auf ein Angebot für eine bestimmte Einrichtung übertragen werden.

Um Angebote zu vergleichen, legen Sie einen gemeinsamen, hypothetischen Umfang zugrunde: 10 Stationen, zwei Sprachen, eine Route und drei Jahre Nutzung. Jeder Anbieter sollte denselben Umfang kalkulieren und angeben, welche Aufgaben bei der Einrichtung verbleiben.

• Website mit QR-Codes: Prüfen Sie die Kosten für Erstellung, Hosting und Aktualisierungen sowie die Möglichkeiten, Inhalte selbst zu bearbeiten.
• Abonnementplattform: Berücksichtigen Sie die Einrichtung und das Abonnement über den gesamten Zeitraum, die Paketgrenzen und mögliche Zusatzgebühren.
• Eigene App: Berücksichtigen Sie Gestaltung, Entwicklung der App und des Verwaltungsbereichs, Veröffentlichung, Infrastruktur, Aktualisierungen und Support.

Rechnen Sie bei jeder Variante die Erstellung und Übersetzung der Inhalte, die Herstellung der Beschilderung, die Arbeitszeit des Teams sowie die Kosten für den Export und die Übertragung der Daten bei einem Anbieterwechsel hinzu. Trennen Sie einmalige von wiederkehrenden Ausgaben und prüfen Sie, welche Positionen bereits im Preis enthalten sind. Erst mit dieser Rechnung lassen sich drei Jahre Nutzung einer Lösung vergleichen.

Eine App wird am Tag ihrer Veröffentlichung nicht zu einem fertigen Ausstellungsstück. Apple und Google ändern ihre Betriebssysteme, die Anforderungen der App-Stores, die Datenschutzregeln und die Möglichkeiten der Geräte. Bibliotheken müssen aktualisiert, Fehler behoben, die Sicherheit überwacht und neue Versionen getestet werden. Außerdem muss jemand reagieren, wenn ein externer Dienst seine Funktionsweise ändert.

GoodFirms nennt für Wartung und Support einen jährlichen Durchschnitt von etwa 25% der Entwicklungskosten, ohne die Entwicklung neuer Funktionen und die Skalierung der Software. Das ist ein allgemeiner Richtwert aus einer Untersuchung des App-Marktes, kein Wartungstarif für einen Museumsführer. Umfang und Preis des Supports müssen in einem konkreten Angebot bestätigt werden.

Hinzu kommen Cloud-Dienste, Sicherungskopien, Monitoring, Analysewerkzeuge, Nachrichtenversand, Medienspeicherung und Benutzerunterstützung. Bei geringer Nutzung können die Infrastrukturkosten niedrig sein, sie hängen jedoch vom tatsächlichen Verbrauch ab. Firebase und ähnliche Dienste bieten gerade deshalb Kostenrechner an, weil ein einziger fester Betrag nicht alle Fälle abbildet.

Die Konten in den App-Stores machen nur einen kleinen Teil der Rechnung aus: Die Standardgebühr für das Apple Developer Program beträgt 99 US-Dollar pro Jahr, die Registrierung bei Google Play einmalig 25 US-Dollar. Apple weist darauf hin, dass die Preise je nach Region variieren können. Mehr Arbeit verursachen die Vorbereitung neuer Versionen, Tests, die Verwaltung der Veröffentlichung und die dauerhafte Einhaltung der Vorgaben.

• Aktualisierungen und Tests neuer Versionen von iOS und Android
• Sicherheit, Sicherungskopien und Fehlerüberwachung
• Hosting, Multimedia, Nachrichten und andere nutzungsabhängig abgerechnete Dienste
• Verwaltung der App-Stores, Nutzungsbedingungen, Datenschutz und Benutzeranfragen
• Weiterentwicklung des Verwaltungsbereichs und neuer Funktionen

Ihre Einrichtung kann für einen Besucher der wichtigste Ort an einem Samstagnachmittag sein. Sie ist aber selten die einzige Einrichtung, die er im Laufe des Jahres besucht. Die Aufforderung, eine App zu suchen, sie zu installieren, Berechtigungen zu akzeptieren und ein Konto anzulegen, kommt meist genau dann, wenn die Person bereits an der Kasse oder vor dem ersten Exponat steht.

Eine eigene App muss daher einen klaren Grund für die Installation bieten: eine wiederholt genutzte Funktion, eine besondere Art der Besichtigung, einen im Voraus gekauften Zugang oder ein Erlebnis, das sich auf einer Website nicht anbieten lässt. Beschreibungen und Audioinhalte allein reichen möglicherweise nicht aus. Wenn jeder besuchte Ort eine eigene App verlangen würde, sähe der Smartphone-Bildschirm bald wie ein Wappenkatalog einer ganzen Region aus.

Eine gemeinsame Plattform senkt diese Hürde. Nutzer kennen die App möglicherweise bereits von einem früheren Besuch und können öffentliche Inhalte auch öffnen, ohne etwas zu installieren. Die Einrichtung behält ihren eigenen Bereich und ihre Marke, verlangt von den Besuchern aber nicht, die Beziehung mit dem Herunterladen eines weiteren Programms zu beginnen.

Der größte Wert einer gemeinsamen Plattform besteht nicht darin, dass alle Orte gleich aussehen. Es geht darum, Funktionen wiederzuverwenden, die nicht sinnvoll für jede Einrichtung einzeln entwickelt werden müssen: Anmeldung, Sprachunterstützung, Audio, QR-Codes, Routen, Barrierefreiheit, Analysefunktionen, Benachrichtigungen und eine Mitarbeiter-App. Welche dieser Funktionen verfügbar sind, hängt von der gewählten Lösung und dem Paket ab. Deshalb müssen sie im konkreten Angebot geprüft werden. Die Einrichtung investiert vor allem in ihre eigenen Inhalte und die Gestaltung des Besuchs.

Wenn das System an eine neue Smartphone-Version angepasst oder seine Barrierefreiheit verbessert wird, profitieren alle Einrichtungen davon. Die Produktkosten werden auf viele Kunden verteilt, statt jeder Einrichtung gesondert in Rechnung gestellt zu werden. Das Modell ähnelt einer gemeinsam genutzten Ausstellungsinfrastruktur: Der Rahmen kann standardisiert sein, das Bild bleibt dennoch das eigene.

Die Plattform erzeugt außerdem einen Netzwerkeffekt. Wer sie in einem Freilichtmuseum kennengelernt hat, kann später dasselbe Profil und die vertraute Bedienung in einem botanischen Garten, einer Burg oder auf einer Stadtroute nutzen. Für die einzelne Einrichtung bedeutet das eine niedrigere Einstiegshürde, für die Besucher ein besser vorhersehbares Nutzungserlebnis.

Die Einschränkung besteht in weniger Freiheit bei der Gestaltung völlig ungewöhnlicher Funktionen. Dafür muss das Team keinen eigenen Veröffentlichungszyklus, keine eigene Infrastruktur und keine Kompatibilität mit jedem neuen Gerät verwalten. Für viele kleine und mittelgroße Einrichtungen ist dieser Kompromiss wirtschaftlich schlicht vernünftiger.

Die sicherste Entscheidung basiert auf tatsächlicher Nutzung, nicht auf einer Präsentation im Besprechungsraum. Mit Live Story lassen sich ein öffentliches Profil, einige wenige oder etwa ein Dutzend der wichtigsten Stationen und eine Route bereitstellen, ohne ein eigenes IT-Projekt zu beginnen. Das Paket Community oder Lite kann als echter Pilotbetrieb dienen.

Nach einigen Wochen oder Monaten weiß die Einrichtung mehr: welche Codes gescannt werden, ob Besucher Audioinhalte anhören, welche Sprachen sie auswählen, wo sie die Route abbrechen und was sie die Mitarbeiter fragen. Außerdem lässt sich prüfen, ob das Team die Zeit und die Materialien hat, um die Inhalte regelmäßig weiterzuentwickeln. Das ist wichtig, denn selbst die beste App kann ohne Quellen und redaktionelle Entscheidungen keine gute Geschichte für eine Einrichtung schreiben.

Wenn die vorhandenen Funktionen das Problem lösen, kann das Paket erweitert werden, etwa um zusätzliche Routen, Zugänge, Gruppen oder Kommunikationsfunktionen. Zeigt der Pilotbetrieb eine wirklich einzigartige Anforderung auf, bilden die Testdaten die Grundlage für einen deutlich besser definierten Auftrag zur Entwicklung einer eigenen App.

Eine eigene App ist keine schlechte Idee. Sie kann die beste Lösung für eine große Einrichtung oder ein Netzwerk sein, das einzigartige Abläufe, eine starke Marke, viele wiederkehrende Nutzer und ein Team hat, das das Produkt über Jahre weiterentwickeln kann. Sie kann bei Spezialgeräten, umfangreichen AR-Funktionen, ungewöhnlichen Anforderungen an die Ortung innerhalb von Gebäuden oder Integrationen erforderlich sein, die von der Plattform nicht unterstützt werden.

Voraussetzung ist allerdings ein Budget, das mehr als nur den Start abdeckt. Die Einrichtung braucht einen Produktverantwortlichen, einen Prozess zur Erstellung und Freigabe von Inhalten, klare Zuständigkeiten für Daten, einen Supportplan und Mittel für künftige Versionen. Ohne diese Voraussetzungen kann die eigene App schnell zu einem digitalen Ausstellungsraum werden, der wegen Renovierung geschlossen ist.

Wenn sich die meisten Anforderungen auf Beschreibungen, Audio, Sprachen, QR-Codes, Routen, Quizze, Zugänge und den Kontakt nach dem Besuch beziehen, lässt sich das Ziel mit einer gemeinsam genutzten Plattform meist schneller und günstiger erreichen. Die Entscheidung muss dabei nicht endgültig sein. Ein Pilotbetrieb mit Live Story kann den Nutzen eines größeren Pakets bestätigen oder Argumente für die Entwicklung eines eigenständigen Produkts liefern.